Zarządzanie pływalnią wiąże się z nieustannymi zakupami. Przedmiotem zakupu są najczęściej usługi – sprzątanie, ochrona, obsługa ratownicza, dostawy – środki chemiczne, materiały eksploatacyjne, wreszcie roboty budowlane. Każdy kupujący chciałby nabyć dokładnie to, co go interesuje. W praktyce nie zawsze się to jednak udaje. Powodów takiego stanu rzeczy należy poszukiwać na dwóch płaszczyznach. Pierwsza z nich to regulacje prawa, które wskazują na pewne obowiązki wynikające ze stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. Druga płaszczyzna dotyczy odpowiedniego zaangażowania i znajomości przedmiotu zakupu przez osoby, które są odpowiedzialne za jego nabycie. Dlatego też, niniejszy artykuł wskaże pewne pułapki prawne i praktyczne rozwiązania, o których należy pamiętać stosując ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.), zwaną dalej p.z.p. lub ustawą.
Zamawiający, chcąc kupić jakikolwiek przedmiot, będzie musiał w pierwszej kolejności go opisać, tzn. najpierw sam sprecyzować swoją potrzebę. Najczęściej do samego podjęcia decyzji o możliwości zakupu, zainteresowany pracownik będzie musiał uzyskać dwie informacje – zgodę kierownika zamawiającego na zakup oraz informację o tym, czy dysponuje odpowiednimi środkami finansowymi. Na tym etapie najważniejsze jest, żeby wiedzieć co i dlaczego chcemy kupić. Jeżeli jednak wartość zakupu będzie przekraczała kwotę 30 tys. euro, do jego realizacji konieczne będzie zastosowanie przepisów ustawy. Sposób przeliczenia tej wartości na złotówki reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2017 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2477), zgodnie z którym 1 euro = 4,3117 zł.
Jasne regulacje, precyzyjny opis
W ramach opisu przedmiotu zamówienia pojawią się ustawowe regulacje, które należy uwzględnić przygotowując specyfikację istotnych warunków zamówienia (dalej SIWZ). Przede wszystkim przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty (art. 29 ust. 1 p.z.p.). W praktyce oznacza to, że wykonawca powinien uzyskać precyzyjne informacje dotyczące potrzeb zamawiającego. Nie powinien się domyślać intencji zamawiającego, gdyż mogą być one zupełnie odmienne niż wyobrażenie zamawiającego o tym, co zamierza kupić. Opis musi być również wyczerpujący, tzn. przekazywać wykonawcom wszystkie wymagania zamawiającego dotyczące nabywanej dostawy, usługi albo roboty budowlanej. Jeżeli zamawiający nie określi wszystkich swoich wymagań, nie będzie mógł ich egzekwować od wykonawcy w trakcie realizacji zawartej umowy. Należy pamiętać, że wykonawca obejmuje ceną w ofercie te elementy, które precyzyjnie określił zamawiający w opisie. Brak określenia oznacza, że oferta ich nie obejmuje i wykonawca nie ma obowiązku w cenie oferty ich wykonać. Wyjątkiem od tej zasady będzie sytuacja, w której wymóg zrealizowania odpowiednich czynności wynika z obowiązujących przepisów prawa albo powszechnej wiedzy technicznej np. dotyczącej zastosowania pewnych rozwiązań materiałowych. W ramach zamówień publicznych, wykonawcy traktowani są jako profesjonaliści i nie mogą zasłaniać się np. błędami lub brakami w opisie przedmiotu zamówienia, jeżeli mogli te wady bez problemu odnaleźć. Stąd też wymóg przepisu, żeby opis przedmiotu zamówienia został wykonany przy uwzględnieniu dokładnych i zrozumiałych określeń, będzie interpretowany właśnie przez pryzmat takiego wykonawcy.
W ramach opisu, zamawiający powinien uwzględnić wszystkie okoliczności mające wpływ na sporządzenie oferty. W szczególności będzie dotyczyło to wszelkiego rodzaju analiz, opinii czy nakazów, którymi dysponuje zamawiający. Ponadto, bardzo często zamawiający mają swoje wewnętrzne regulacje dotyczące np. sposobu i warunków prowadzenia prac w obiekcie, godzin, w których pływalnia może być wyłączona z użytkowania, czy zasad utrzymania czystości w strefie ogólnodostępnej. Regulacje te wpływają na sposób wykonania umowy, w tym również na wynagrodzenie wykonawcy. Jeżeli zamawiający nie przekaże wykonawcom tych dokumentów (wymogów) na etapie poprzedzającym złożenie oferty, spór, który powstanie przed rozpoczęciem realizacji umowy lub Częstą pułapką, w którą może wpaść zamawia jący jest niewłaściwe oszacowanie zakresu przedmiotu zamówienia 79 w jej trakcie, może spowodować wstrzymanie świadczenia usługi przez wykonawcę lub zaprzestanie realizacji robót budowlanych. W skrajnych przypadkach wykonawcy będą uprawnieni do żądania dodatkowego wynagrodzenia lub odstąpienia od umowy z winy zamawiającego, gdyż realizacja umowy może dotyczyć wyłącznie zakresu objętego ofertą wynikającą z opisu przedmiotu zamówienia. W tym miejscu warto również przytoczyć treść art. 140 ust. 1 p.z.p. w brzmieniu: zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Ponadto ust. 3 przywołanego przepisu wskazuje, że umowa podlega unieważnieniu w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawartego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z uwzględnieniem art. 144 (dopuszczalne zmiany umowy).
Mając na uwadze powyższe wymogi, należy stwierdzić wprost, że zamawiający nie będzie mógł żądać od wybranego wykonawcy świadczeń, które nie wynikają z treści opisu przedmiotu zamówienia przekazanej przed złożeniem oferty, gdyż złożona oferta ich nie obejmowała. Ewentualne rozszerzenie przedmiotu umowy może mieć miejsce m.in. na podstawie art. 144 p.z.p. i po spełnieniu przesłanek wskazanych przepisem, co w wielu przypadkach nie jest takie proste.
WIĘCEJ W MAGAZYNIE „PŁYWALNIE I BASENY” NR 30
TEKST | Piotr Pieprzyca
