Procedura, wg Encyklopedii Zarządzania, to ustalony sposób prowadzenia działania lub procesu w jakiejś dziedzinie, obejmujący mniej lub bardziej ściśle określone kolejne kroki. Na ogół nie lubimy procedur, bo kojarzą się z typową biurokracją i systemem korporacyjnym. Niechęć do podporządkowania się z góry ustalonym i narzuconym, powtarzalnym regułom ma świadczyć pozytywnie o naszej zawodowej samodzielności i kreatywności.

W przestrzeni zawodowej funkcjonuje przecież sarkastyczne określenie „korpoludki”, oznaczające ludzi nieużywających własnego rozumu i bezwolnie wykonujących polecenia przełożonych i realizujących określone, sztywne procedury. Nikt nie chce być takim „korpoludkiem”. Czy zatem procedury, których jesteśmy zobowiązani przestrzegać w pracy, muszą oznaczać jedynie sztywne schematy i zasady, które są nielubiane i które z założenia budzą niechęć? Czy procedury pracownicze w obiekcie sportowo-rekreacyjnym to zbytek, czy może jednak konieczność? Przyjrzyjmy się tematowi z bliska.

Dlaczego wdraża się procedury pracownicze?

Masaaki Imai w książce pt. „Gemba Kaizen. Zdroworozsądkowe, niskokosztowe podejście do zarządzania” określił następujące korzyści, jakie procedury przynoszą przedsiębiorstwom, w tym oczywiście obiektom sportowo-rekreacyjnym:

1. Procedury określają najlepszą metodę realizacji zadań, ponieważ wywodzą się z wieloletniego doświadczenia pracowników. Ich przestrzeganie ułatwi pracę zarówno im, jak i kadrze zarządzającej.
2. Procedury i określone w nich standardy postępowania są gwarantem zachowania wiedzy merytorycznej. Zdarza się, że pracownicy, którzy posiadają cenną wiedzę i umiejętności odchodzą z pracy i wraz z ich odejściem, wartości te bezpowrotnie przepadają. Ubranie tej wiedzy w procedury pozwala na uniknięcie takiej sytuacji.
3. Standardy pozwalają, w miarę obiektywnie, ocenić pracę i wykonywane zadania. Każdy sposób oceny pracy ma w sobie pierwiastek subiektywizmu, ale bez standardów byłby zupełnie uznaniowy.
4. Procedury pozwalają wykazać związek między przyczyną a skutkiem. Nieprzestrzeganie procedur lub ich brak prowadzi do nieefektywnego realizowania obowiązków służbowych, niskiej jakości świadczonych usług, marnotrawstwa.
5. Procedury i opisane w nich standardy pozwalają utrzymywać stały poziom świadczonych usług i ich ciągłe doskonalenie. Brak procedur powoduje brak możliwości oceny realizacji poszczególnych procesów w realizowanych zadaniach, brak możliwości określenia poziomu rozwoju przedsiębiorstwa. Jeśli zaś, pomimo wdrożonych i przestrzeganych procedur, pojawia się stagnacja lub regres, to jest to sygnał, że należy procedury zmodyfikować, uaktualnić, zoptymalizować lub uszczegółowić.
6. Procedury stanowią podstawę szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych, ponieważ nie wystarczy opracować standardy, żeby zagwarantować przedsiębiorstwu korzyści z nich wynikające. Należy szkolić pracowników, żeby już samo przestrzeganie procedur stało się standardem.
7. Procedury pozwalają zapobiec błędom w realizacji zadań i niepotrzebnej zmienności w przedsiębiorstwie. Brak standaryzacji działań powoduje ryzyko, że ten sam problem będzie się stale pojawiał w firmie.
8. Standardy stanowią podstawę kontroli i diagnozy czy firma funkcjonuje prawidłowo. Często jeden obiekt basenowy jest lepszy jakościowo od drugiego tylko dlatego, że kierownictwo zadbało o to, żeby wszystkie procesy w nim zachodzące przebiegały zgodnie ze standardami, czyli jednakowo dobrze.

Z powyższych argumentów wynika, że bez określonych procedur postępowania trudno jest wytworzyć wysoką jakość procesów zachodzących w firmie, a co za tym idzie – wysoką jakość świadczonych usług.

WIĘCEJ W MAGAZYNIE „PŁYWALNIE I BASENY” NR 32

TEKST | Izabela Czernicka-Białowąs